Feedback czy Feedforward? Jaka forma informacji zwrotnej jest odpowiednia?

Przekazywanie informacji zwrotnej w zespole to kluczowy element wspierania skutecznej i efektywnej pracy. Informację zwrotną możemy przekazywać na dwa sposoby – jako tzw. feedback i jako feedforward. Chociaż obie te formy mają podobne cele, różnią się sposobem, w jaki przekazywana jest informacja oraz konsekwencjami dla odbiorcy.

FEEDBACK to forma informacji zwrotnej, która koncentruje się na przeszłości. Odnosi się ona do tego, co już się stało i zwykle koncentruje na negatywnych stronach zachowania. Feedback skupia się na problemach i błędach co może pozostawić pracowników w przekonaniu, że są winni trudnej sytuacji i porażek. Nawet w przypadku feedbacku pozytywnego, pracownik może mieć poczucie, że lider próbuje nim manipulować, szczególnie jeśli nigdy wcześniej go nie chwalił. Forma feedbacku jest impulsem, który uruchamia w odbiorcy potrzebę szukania przez wymówek i tłumaczenia się z niepowodzeń. Niestety, nawet jeśli feedback jest bezstronny i obiektywny, może zostać potraktowany personalnie, jako ocena osoby, a nie efektu działań, czy sposobu, w jaki realizuje swoje zadania.

FEEDFORWARD to z kolei forma informacji zwrotnej, która skupia się na przyszłości. Komunikat zwrotny w tej formie zorientowany jest na pozytywne strony zachowania i skupia się na szukaniu rozwiązań oraz zapobieganiu problemom, zanim się pojawią kolejny raz. Feedforward pozwala skupić się na pozytywach i konstrukcyjnej nauce na przyszłość – powody tego, co się stało, mają znaczenie na tyle, na ile służą znalezieniu rozwiązań. Komunikat w formie feedforward jest z reguły odbierany jako podpowiedź odnośnie tego, co można udoskonalić, zrobić jeszcze lepiej, by działać sprawniej i skuteczniej. Nie ma znaczenia kto był winny, liczy się znalezienie sposób na rozwiązanie istniejących problemów i pokonanie przeszkód na drodze do celu. Feedforward sprowadza się do porad dotyczących przyszłości, więc nie może być odebrany jako krytyka.

Feedforward jest szczególnie przydatny w sytuacjach, gdy potrzebujemy pomóc pracownikom w rozwoju i doskonaleniu tych umiejętności, które będą przydatne w obliczu wyzwań w przyszłości. Jest to technika skupiająca się na kreatywnym wykorzystaniu mocnych stronach odbiorcy komunikatu i motywowaniu do poszukiwania konstruktywnych sposobów na rozwój umiejętności i rozwiązywanie problemów. Ta forma zabezpiecza przed szukaniem winnych i krytykowaniem odbiorców informacji za sposób ich działania.

Feedforward jest odbierany raczej jako podpowiedź. Odbiorca otwiera się na osobę przekazującą informację zwrotną. Zastanawia się co można zrobić jeszcze lepiej, jak działać sprawniej i skuteczniej.

Lider korzystający z formy feedforward modeluje zachowania w zespole. Dlatego też, jest to technika, która nie tylko pomaga pracownikom w ich rozwoju, ale również przyczynia się do budowania pozytywnych relacji w zespole.

W praktyce, liderzy zespołów powinni stosować obie formy przekazywania informacji zwrotnej. Feedback jest ważny, aby pracownicy mieli świadomość swoich błędów i słabości, a także aby zrozumieli, co mogą zrobić, aby je naprawić. Jednak feedback powinien być stosowany w sposób konstruktywny. Lider powinien unikać personalnych uwag i formy, która może zostać odebrana jako krytyka osoby, a nie informacja odnośnie tego, co można zrobić lepiej. Feedback może być użyteczny, gdy chcemy skoncentrować się na poprawie działań lub w przypadku poważnych problemów, które wymagają szybkiej reakcji.

Zarówno feedback, jak i feedforward są ważnymi narzędziami, które liderzy powinni wykorzystywać w pracy z zespołem. Feedback jest szczególnie przydatny w przypadku konieczności dokonywania zmian w realizacji standardowych działań i dostosowywaniu zachowania pracowników do obowiązujących norm i kultury pracy. Fedforward skupia się na przyszłości i pomaga w rozwoju umiejętności i zwiększaniu skuteczności działań.

Warto przeplatać obie techniki ze sobą. Sam feedback może wywoływać w pracowniku poczucie, że wciąż jest oceniany albo, co gorsza, krytykowany. W rozmowie, w trakcie której przekazywana jest informacja zwrotna w formie feedforward, aktywnie uczestniczą obie strony, a ich relacja jest bardziej partnerska.

Oba narzędzia warto stosować adekwatnie do sytuacji i potrzeb.